Lääketieteenkandidaattiseura ry:n kerho-ohjesääntö

Valtuuskunnan hyväksymä 10.10.2018

1 Yleistä

Lääketieteenkandidaattiseuran (myöhemmin Seura) kerhoksi voidaan hyväksyä henkilöyhteenliittymä (myöhemmin kerho), jonka jäsenistä puolet, kuitenkin vähintään kaksi, on Seuran jäseniä, ja jonka tarkoitus ja toiminta eivät ole lain, hyvien tapojen tai Seuran arvojen vastaiset.

Kerhon on huolehdittava siitä, että Seuran kerhorekisterissä on aina ajan tasalla olevat henkilö- ja yhteystiedot kerhon toimihenkilöistä.

Kerhon on tiedotettava toiminnastaan tavalla, jonka voidaan katsoa tavoittavan kaikki Seuran jäsenet.

Valtuuskunta voi niin tarpeelliseksi katsoessaan perustellusta syystä poistaa kerhon kerhorekisteristä ja evätä kerholle budjetissa varatun kerhoavustuksen myös kesken tilikautta. Näin tulee toimia, mikäli §1:ssä mainitut ehdot eivät enää täyty.

2 Kerhon säännöt ja kokous

Kerholla on oltava säännöt, josta tulee ilmetä ainakin:

  • Kerhon nimi;
  • Kerhon tarkoitus ja toimintamuodot;
  • Kerhon jäseneksi pääsemisen edellytykset;
  • Kerhon toimintakertomuksen ja -suunnitelman vahvistaminen;
  • Kerhon toimihenkilöt tai hallituksen jäsenten lukumäärä;
  • Milloin kerhon on ainakin pidettävä kokous, sekä miten ja missä ajassa kerhon kokous kutsutaan koolle;
  • Miten kerhon purkautumisesta tai lakkauttamisesta on päätettävä;
  • Miten kerhon varat on käytettävä, jos kerho purkaantuu tai lakkautetaan.

Kerholla on oltava vähintään kaksi toimihenkilöä, jotka ovat vastuussa kerhon toiminnasta. Kerhon toimihenkilöistä tai hallituksesta vähintään puolet on oltava Seuran jäseniä.

Kerhon tilikausi on sama, kuin Lääketieteenkandidaattiseuran tilikausi. Mikäli kyseessä on rekisteröity yhdistys, voidaan Seuran tilikaudesta poiketa.

Kerhon kokouksessa on päätettävä ainakin seuraavista asioista:

  • Kerhon toimihenkilöiden tai hallituksen valinta;
  • Kerhon toimintakertomuksen ja -suunnitelman vahvistaminen;
  • Kerhon tilinpäätöksen vahvistaminen;
  • Kerhon talousarvion vahvistamien.

Kerhon sääntöjen muuttaminen tapahtuu kerhon kokouksessa. Sääntömuutoksen vahvistaa valtuuskunta. Rekisteröidyn yhdistyksen ei tarvitse automaattisesti hyväksyttää sääntömuutosta valtuuskunnalla, mutta uudet säännöt pitää lähettää valtuuskunnalle tiedoksiannoksi, ja ne voidaan tarvittaessa ottaa käsittelyyn.

3 Kerhon perustaminen

Kerhon hyväksymisestä Seuran kerhorekisteriin päättää valtuuskunta. Kerhon hyväksymiseen tarvitaan ainakin seuraavat asiakirjat:

  • Kerhon perustavan kokouksen pöytäkirja, jonka kerhon perustajat allekirjoittavat ja jonka liitteenä ovat kerhon säännöt;
  • Kerhon toimintasuunnitelma;
  • Kerhon talousarvio.

Kerhon tulee lisäksi täyttää 1§:n ensimmäisen momentin kerholle määrittämät vaatimukset.

4 Kerhotuki

Mikäli kerho hakee toiminta-avustusta, edellytetään sen saamiseksi pääsääntöisesti myös kerholaisten omaa taloudellista panostusta toimintaan tai vaihtoehtoisesti omaa varainhankintaa. Mikäli järjestö ei hae tai ei saa toiminta-avustusta, on sen kuitenkin toimitettava vuosittain toimintakertomuksensa pysyäkseen kerhorekisterissä.

Kerhotukien myöntämisestä päättää valtuuskunta vuoden ensimmäisessä kokouksessaan. Tukien jakamisessa voidaan käyttää apuna laskuria.

Toiminta-avustuksen myöntämisen edellytyksenä on, että kerho toimittaa valtuuskunnalle toimintasuunnitelmansa, edellisen vuoden tapahtumakalenterinsa, yhdenkertaisen tilinpäätöksensä, talousarvionsa ja kirjallisen avustusanomuksen valtuuskunnalle.

Tukia myönnettäessä huomioidaan tapahtumien määrä, osallistuvien Seuran jäsenten määrä, sekä toiminnan kannalta välttämättömien kuljen määrä.

Valtuuskunta voi perusteluista syystä poiketa 4§:n neljännessä momentissa mainituista kriteereistä. Tässä tapauksessa on valtuuskunta velvoitettu toimittamaan perustelut kirjallisena kerhon toiminnasta vastaavalle henkilölle.

Seura maksaa myönnetyt toiminta-avustukset alkuperäisiä tositteita tai niiden kopioita vastaan. Nämä tositteet jäävät Seuran kirjanpitoon.

5§ Vuoden kerho -palkinto

Vuoden kerho -palkinnon tarkoituksena on lisätä Seuran harrastekerhojen näkyvyyttä ja kannustaa jäsenistöä aktiiviseen toimintaan kerhotoiminnan piirissä.

Vuoden kerhona palkitaan Seuran harrastekerho, joka on toiminut erityisen aktiivisesti ja esimerkillisesti toimintakauden aikana ja edistänyt jäsenten harrastus- ja vapaa-ajan toimintaa.

Erityiseksi ansioksi katsotaan kerhon toiminnan merkittävä kehittyminen toimintakauden aikana:

  • Lisääntynyt aktiivisten jäsenten määrä;
  • Uudet tapahtumat;
  • Koko jäsenistölle avoimet tapahtumat.

Erityiseksi ansioksi katsotaan myös kerhon kyky yhdistää Seuran jäseniä yli kurssirajojen.

Vuoden kerho -palkintoa ei voida jakaa samalle kerholle peräkkäisinä vuosina.

Kerhon tulee olla toiminut tämän ohjesäännön mukaisesti tullakseen valituksi Vuoden kerhoksi.

Valtuuskunta valitsee kokouksessaan Vuoden kerhon jäsenistön antamien ehdotusten perusteella. Halutessaan myös hallitus voi tehdä ehdotuksen Vuoden kerhosta.

Palkintona jaetaan Vuoden kerho -kiertopalkinto ja stipendi, jonka suuruuden valtuuskunta päättää valitessaan Vuoden kerhoa. Stipendi tulee käyttää koko kerhon hyväksi.

Palkinto ja siihen liittyvä stipendi jaetaan Seuran vuosijuhlassa, jonne palkittavan kerhon edustaja kutsutaan.

6§ Muuta

Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin rekisteröimättömiin järjestöihin sovelletaan soveltuvin osin voimassa olevaa yhdistyslakia.

Lääketieteenkandidaattiseura ei ole taloudellisesti eikä juridisesti vastuussa kerhojen tekemistä sopimuksista tai muista sitoumuksista. Tämänkaltaisista sitoumuksista vastaavat niiden allekirjoittajat henkilökohtaisesti, jolleivat kerholaiset ole keskenään muuta sopineet.

Näitä sääntöjä sovelletaan Seuran piiriin pyrkiviin ja jo aiemmin hyväksyttyihin kerhoihin 11.10.2018 alkaen. Nämä säännöt kumoavat aiemmat kerho-ohjesäännöt ja Vuoden kerho -ohjesäännön.