Alumnikirjeen rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on Lääketieteenkandidaattiseura ry:n (myöhemmin “Lääketieteenkandidaattiseura” tai “Seura”) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja Eu:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu ja Seuran hallituksen kokouksessa hyväksytty 4.5.2021

1. Rekisterinpitäjä

Lääketieteenkandidaattiseura ry

Haartmaninkatu 8, 00280 Helsinki

 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Henri Vasara

Alumnitoimikunnan tiedotusvastaava

henri.vasara@helsinki.fi

 3. Rekisterin nimi

Lääketieteenkandidaatiseura ry:n alumnikirjeen vastaanottajarekisteri

 4. Henkilötietojen kerääminen ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Lääketieteenkandidaattiseuran alumnikirjeen lähetys sen tilanneille.

Alumnikirjeen avulla informoidaan Seuran alumneja koskevista ajankohtaisista asioista ja tapahtumista.

 5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja: 

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Valmistumisvuosi
  • Vuosikurssin nimi
  • Tieto mahdollisesta Seuran alumnijäsenyydestä

 6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään www-lomakkella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietojen luovutuksesta sovitaan rekisteröidyn kanssa erikseen.

 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää ja säilyttää Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolella.

 9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden Seuran valtuuttamien henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisua tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut henkilötiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Henkilön tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin vastaanottaja peruuttaa tilauksensa. Henkilö voi peruuttaa tilauksensa itsenäisesti tai kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.

Tiedot poistetaan pyydettäessä rekisteristä kohtuullisen ajan, kuitenkin viimeistään 180 vuorokauden, kuluessa.