Lääketieteen kandidaattiseura ry:n vaaliohjesääntö

Valtuuskunnan hyväksymä 10.10.2018

1§ Yleisiä määräyksiä

Lääketieteen kandidaattiseuran (myöhemmin Seura) valtuuskunnan vaali toimitetaan vuosittain marraskuussa.

Äänioikeus on jokaisella Seuran jäsenellä.

Jokaisella äänioikeutetulla on vaalissa yksi ääni. Vaali on salainen.

Vaalit järjestetään sähköisesti, ellei Valtuuskunta vaalilautakunnan esityksestä päätä toisin.

Vaalissa valitaan Seuran sääntöjen edellyttämä määrä jäseniä ja varajäseniä.

2§ Vaalilautakunta

Seuran valtuuskunta valitsee valtuuskunnan vaalin toimittamista varten vaalilautakunnan, jonka puheenjohtajana toimii valtuuskunnan puheenjohtaja ja muina jäseninä kuusi Seuran äänioikeutettua jäsentä.

Vaalilautakunnan jäsen ei saa olla ehdolla valtuuskunnan vaaleissa. Poikkeuksena valtuuskunnan puheenjohtaja saa jatkaa vaalilautakunnan puheenjohtajana, mutta menettää äänioikeutensa vaalilautakunnan kokouksissa asettuessaan itse ehdolle.

Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Vaalilautakunnan sihteerinä toimii Seuran pääsihteeri.

Vaalilautakunta on päätösvaltainen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja vähintään kolmen muun jäsenen läsnäollessa. Halutessaan vaalilautakunta voi kokoustaa myös sähköisesti.

3§ Ehdokas, vaaliliitto ja vaalirengas

Seuran äänioikeutetulla jäsenellä on oikeus asettua ehdokkaaksi valtuuskunnan vaalissa. Ehdokkaaksi pyrkivän tulee pyytää vaalilautakuntaa ottamaan hänen ehdokaslistansa vaalia varten laadittavaan ehdokaslistojen yhdistelmään.

Ehdokkaaksi pyrkivä voi asettaa ehdokaslistansa vaalilautakunnalle edustajansa välityksellä. Edustajan on ehdokaslistan lisäksi esitettävä ehdokkaaksi pyrkivän allekirjoittama suostumus ehdokkuuteen.

Ehdokaslistojen yhdistelmään otettavassa ehdokaslistassa voi olla vain yksi ehdokas ja siinä on mainittava ehdokkaan sukunimi, kaikki etunimet ja syntymäaika.

Jos jotkut ehdokkaat haluavat yhdistyä vaaliliitoksi, on siitä tehtävä kirjallinen sopimus, jota varten jokaiselta ehdokkaalta on kerättävä kirjallinen suostumus. Kirjallisen sopimuksen allekirjoittaa vaaliliiton asiamiehenä toimiva henkilö. Vaaliliitolla saa olla johonkin Seuran jäsenten väliseen ryhmittymään viittaava tunnus, joka on merkittävä vaaliliiton sopimuskirjaan. Sopimuskirjassa on lueteltava ehdokkaiden nimet siinä järjestyksessä, missä ne pyydetään ottamaan vaaliliiton sopimuskirjaan. Lisäksi siinä on annettava valtuutus yhdelle kyseiseen vaaliliittoon kuuluvalle ehdokkaalle tai tämän edustajalle toimia vaaliliiton asiamiehenä.

Kahdella tai useammalla vaaliliitolla on oikeus yhtyä vaalirenkaaksi. Sama oikeus on vaaliliitolla ja ehdokkaalla tai useammalla vaaliliitolla ja ehdokkaalla. Vaalirenkaaksi yhtyvät antavat vaalilautakunnalle sopimuskirjan, jossa luetellaan vaalirenkaaseen liittyvien tunnukset, tai jos tunnusta ei ole, ehdokkaiden nimet. Tunnukset ja nimet on oltava siinä järjestyksessä, jossa vaaliliitot ja ehdokaslistat pyydetään ottamaan ehdokaslistojen yhdistelmään. Sopimuskirja on kaikkien osapuolten asiamiesten allekirjoitettava ja siihen on oltava kirjallinen suostumus vaaliliittojen ehdokkailta.

Vaalilautakunnan on hyvissä ajoin ilmoitettava määräaika, jonka kuluessa 3§:n 1., 4., ja 5. momentissa mainitut asiakirjat on annettava vaalilautakunnalle sekä paikka, missä ne vastaanotetaan. Edellä mainittu ilmoitus on julkaistava kaikki Seuran jäsenet kattavalla tavalla.

4§ Vaalilautakunnan valmistavat toimenpiteet ennen vaalia

Vaalilautakunnan tulee lokakuussa kaikki Seuran jäsenet kattavalla tavalla ilmoittaa ajankohta, jolloin vaaliluettelo on nähtävänä Seuran verkkosivuilla tarkistusta varten. Mahdolliset huomautukset luetteloa kohtaan on tehtävä viikon kuluessa nähtävänä oloajan päättymisestä ja ne on kirjallisena jätettävä vaalilautakunnalle. Seuran hallituksen käsiteltyä mahdolliset huomautukset saa vaaliluettelo lainvoiman.

Vaalilautakunta tarkastaa sille jätetyt 3§:n 1., 4. ja 5. momentissa mainitut asiakirjat sekä hyväksyy ehdokaslistojen yhdistelmään otettavaksi ne ehdokaslistat, vaaliliitot ja vaalirenkaat, joita koskevat asiakirjat on oikein laadittu ja määräajassa sille toimitettu. Hyväksytyt ehdokaslistat numeroidaan siinä järjestyksessä, missä ne on vaalilautakunnalle jätetty.

Vaalilautakunnan on laadittava ehdokaslistojen yhdistelmä. Siihen otetaan hyväksytyt ehdokkaat niin järjestettyinä, että samaan vaalirenkaaseen kuuluvien vaaliliittojen ja siihen yhtyneiden ehdokkaiden ehdokaslistat yhdistetään numerojärjestyksessä yhteisen otsakkeen alle ja erotetaan muista ehdokaslistoista siten, että selvästi ilmenee mitkä ehdokaslistat kuuluvat mihinkin vaalirenkaaseen. Samalla tavalla yhdistetään vaalirenkaaseen kuulumattoman vaaliliiton ehdokaslistat. Edellä mainittujen vaalirenkaiden ja vaaliliittojen keskinäinen järjestys ratkaistaan arvalla ja näiden ulkopuolelle jääneet ehdokaslistat otetaan yhdistelmään viimeisenä numerojärjestyksessä. Tämän jälkeen vaalilautakunta varustaa ehdokaslistat uusilla juoksevilla numeroilla alkaen arvonnassa ensimmäiseksi tulleesta vaaliliitosta tai vaalirenkaasta. Numerointi aloitetaan kahdesta.

Vaaliliittoon kuulumattoman ehdokkaan tai vaaliliittoon kuuluvien ehdokkaiden ehdokaslistat varustetaan ehdokkaan tai vaaliliiton mahdollisella tunnuksella. Mikäli järjestetään uurnavaalit, vaalilautakunnan on laadittava ja monistettava vaalissa käytettävä äänestyslippu. Äänestyslipussa on oltava merkintä, missä vaalissa sitä käytetään sekä ympyrä ehdokaslistan numeron merkitsemistä varten. Mahdollista asiamiehen välityksellä tapahtuvaa vaalia varten on äänestyslippuun merkittävä myös valtakirjan kaava.

Mikäli järjestetään uurnavaalit, valtakirjan kaavalla varustettuja äänestyslippuja on oltava Seuran toimistossa saatavilla kahden viikon ajan ennen vaalia. Valtakirjan kaavalla varustettu äänestyslippu on noudettava henkilökohtaisesti tai valtuutetun asiamiehen välityksellä, jolloin siitä tehdään merkintä vaaliluetteloon.

Vaalilautakunta määrää vaalitoimituksen ajan. Vaalitoimituksen on kestettävä yhtäjaksoisesti ainakin kahden tunnin ajan ja sen toimittamisaika on ilmoitettava koko Seuran jäsenet kattavalla tavalla.

 5§ Vaalitoimitus uurnavaaleissa

Mikäli hyväksyttyjä ehdokaslistoja on vähemmän kuin 28, on kokouksessa ennen vaalitoimituksen alkua nimettävä ainakin puuttuva määrä ehdokkaita. Vaalissa valitaan valtuuskuntaan 21 jäsentä ja 7 varajäsentä, jotka on numeroitu vertaislukujen suuruusjärjestyksessä.

Ennen vaalitoimituksen alkua on vaalilautakunnan todettava, että vaaliuurna on tyhjä. Vaalitoimituksen aikana on vaalilautakunnan puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja ainakin kolmen muun jäsenen oltava läsnä.

Vaalilautakunnan on valvottava, ettei vaalihuoneistossa tapahdu minkäänlaista vaaliyllytystä. Vaalilautakunta ei saa vaalin aikana antaa sivullisille mitään tietoja siitä, ketkä ovat käyttäneet äänioikeuttaan. Vaalilautakunnan on pyynnöstä annettava valitsijoille tietoja tämän vaaliohjesäännön määräyksistä.

Vaalihuoneistossa on pantava nähtäväksi riittävä määrä ehdokaslistojen yhdistelmiä. Erityisesti tällaisia yhdistelmiä on asetettava sinne, missä valitsijan on tehtävä äänestysmerkintänsä äänestyslippuun. Vaalilautakunnan on huolehdittava siitä, että valitsija voi vaalisalaisuutensa säilyttäen tehdä merkintänsä äänestyslippuun ja että sitä varten tarvittavat apuneuvot ovat käsillä.

Vaalissa saa Seuran äänioikeutettu jäsen äänestää valtakirjalla enintään 150 poissaolevan puolesta. Valtakirjassa on mainittava sen antajan ja valtuutetun nimet, minkä lisäksi valtakirjan antaja itse täyttää valtakirjaan liittyvän äänestyslipun 5§ 7. momentissa mainitulla äänestysmerkinnällä. Ehdolla olevaa henkilöä ei voi valtuuttaa äänestämään valtakirjalla.

Valitsijan, joka henkilökohtaisesti haluaa käyttää äänioikeuttaan, on ilmoittauduttava äänestyslipun saamista varten vaalilautakunnalle. Vaalilautakunnan on tarkoin pidettävä huolta siitä, etteivät äänestykseen ota osaa muut kuin äänestämään oikeutetut. Jos äänestäjä haluaa mitätöidä asiamiehelle antamansa äänestyslipun, on hänen tuotava antamansa valtakirja henkilökohtaisesti avaamattomana vaalilautakunnalle. Äänestyslipussa olevaan ympyrään on merkittävä sen ehdokkaan numero, jota äänestetään. Muita merkintöjä ei äänestyslippuun saa tehdä. Täytettyään äänestyslipun valitsijan on vietävä se kokoon taitettuna vaalilautakunnalle leimattavaksi sekä tämän jälkeen pudotettava leimattu äänestyslippu vaaliuurnaan. Tällöin katsotaan valitsijan käyttäneen äänioikeuttaan.

Valtakirjalla äänestettäessä on äänestyslippu laitettava pieneen kirjekuoreen, joka on suljettava. Tämä pieni kirjekuori laitetaan yhdessä valtakirjan kanssa isoon kirjekuoreen, joka sekin suljetaan. Vaalissa käytettävien kirjekuorten tulee olla vaalilautakunnan hyväksymiä. Mikäli vaalilautakunta hyväksyy valtakirjan, on sitä vastaava pienikirjekuori leimattava ja pudotettava vaaliuurnaan. Valtakirjat jäävät vaalilautakunnan haltuun.

Vaalilautakunnan on pidettävä äänestäjistä luetteloa, johon tehdään merkintä äänioikeuden käyttämisestä.

 6§ Vaalin tuloksen määrääminen

Kun vaalitoimitus on päättynyt, toimittaa vaalilautakunta äänten laskennan.  Mikäli on järjestetty uurnavaalit, otetaan annetut äänestysliput vaaliuurnasta ja lasketaan ne aukaisematta. Samoin lasketaan niiden henkilöiden lukumäärä, jotka ovat 5§:n 8. momentissa mainitun luettelon mukaan käyttäneet äänioikeuttaan.

Tämän jälkeen, mikäli on järjestetty uurnavaalit, äänestysliput avataan. Ne äänestysliput, jotka 5§:n 6. momentin määräysten mukaan on katsottava mitättömäksi, erotetaan eri ryhmäksi. Jäljellä olevat liput järjestetään siten, että kunkin ehdokaslistan hyväksi annetut liput pannaan eri ryhmäksi.

Vaalilautakunnan pöytäkirjaan merkitään äänioikeuttaan käyttäneiden lukumäärä, annettujen äänten kokonaismäärä ja, mitätöityjen äänten määrä.

Jokaisen vaaliliiton ehdokkaat järjestetään äänimäärien suuruuden mukaan. Saman äänimäärän saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. Tämän jälkeen annetaan vaaliliitossa eniten ääniä saaneelle vertausluvuksi vaaliliiton koko äänimäärä, toiselle puolet siitä, kolmannelle yksi kolmasosa ja niin edelleen. Vaaliliittoon kuulumattomien vertausluku on sama kuin heidän saamansa äänimäärä.

Jos on muodostettu 3§:n 5. momentissa mainittu vaalirengas, järjestetään sen ehdokkaat heidän 4. momentissa saamiensa vertauslukujen mukaan. Saman vertausluvun saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. Tämän jälkeen merkitään vaalirenkaan ensimmäiselle ehdokkaalle lopulliseksi vertausluvuksi vaalirenkaan koko äänimäärä, toiselle puolet siitä, kolmannelle kolmasosa ja niin edelleen.

Kaikki ehdokkaat järjestetään lopullisten vertauslukujensa suuruuden mukaan. Saman vertausluvun saaneiden keskinäisen järjestyksen ratkaisee arpa. Tämän jälkeen julistetaan valituiksi suurimman vertausluvun saaneesta lähtien niin monta jäsentä kuin vaalissa on valittava.

Vaalitoimituksesta pidetty pöytäkirja ja vaalin tulos esitetään Seuran kokoukselle. Mikäli joku läsnäoleva Seuran äänivaltainen jäsen voi osoittaa vaalilautakunnan menetelleen vaalitoimituksen suhteen Seuran sääntöjen vastaisesti tai tämän ohjesäännön vastaisesti, käsitelköön kokous asian heti. Muussa tapauksessa vaalin tulos saa heti lainvoiman.

Mikäli valtuuskunnan jäsen tai varajäsen jättää tehtävänsä toimikauden aikana, otetaan tilalle ensisijaisesti samasta vaaliliitosta se ehdokas, jolla on korkein vertausluku. Mikäli vaaliliitolla ei ole ehdokasta, joka voisi nousta valtuuskuntaan, otetaan tilalle samasta vaalirenkaasta se ehdokas, jolla on korkein vertausluku. Mikäli vaalirenkaalla ei ole ehdokasta, joka voisi nousta valtuuskuntaan, otetaan tilalle se ehdokas, jolla on korkein vertausluku.

Mikäli valtuuskunnan jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, otetaan kokoukseen hänen tilalleen se varajäsen, jolla on pienin järjestysnumero ja joka ei vielä osallistu kokoukseen äänioikeutettuna varajäsenenä.

7§ Vaalitoimitus sähköisissä vaaleissa

Mikäli hyväksyttyjä ehdokaslistoja on vähemmän kuin 28, on kokouksessa ennen vaalitoimituksen alkua nimettävä ainakin puuttuva määrä ehdokkaita. Vaalissa valitaan valtuuskuntaan 21 jäsentä ja 7 varajäsentä, jotka on numeroitu vertaislukujen suuruusjärjestyksessä.

Sähköiset vaalit järjestetään vaalilautakunnan päättämällä alustalla.

Käytettävän vaalijärjestelmän tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

1) järjestelmän on oltava tietoturvaltaan ja toimintavarmuudeltaan riittävä;

2)  äänestäjän äänestyslaitteen ja vaalijärjestelmään liittyvän palvelun välillä on käytettävä riittävää tietoturvaa;

3) sähköiseen järjestelmään kirjautumisen jälkeen tulee selkeästi olla näkyvissä ehdokasyhdistelmät;

4) äänestäjällä on oltava mahdollisuus äänestää tyhjää;

5) äänestäjän henkilöllisyys ei saa olla yhdistettävissä mihinkään tiettyyn annettuun ääneen;

6) äänestäjä voi käyttää äänioikeuttaan vain kerran;